Dokumentmanagementsystem?

[svethi]

Hi Leute,

hab auch mal was ganz anderes und da hier viel Leute und auch kleine und mittlere Unternehmen sind, wollte ich mal fragen ob Ihr Dokumentmanagementsysteme einsetzt und wenn ja, was ist für Privatpersonen/Freiberufler nötig/sinnvoll/Preis-Leistungsmäßig vertretbar?

Gruß Sven

[Haidy]

Wir sind 10 Mitarbeiter im Unternehmen und setzen keine derartige Software ein

[svethi]

:-) Okay

[zaks]

Evenote, Onenote, Filee, Elo um nur einige zu nennen. Gibt einen Haufen freie und kommerzielle Lösungen. Schau mal im Netz nach den Paperless Pioneers, das ist eine Gruppe die sich speziell mit dem Thema beschäftigt.

VG

[svethi]

Werd ich auch mal nachsehen. Habe schon viel gelesen. Der Eine findet das Eine gut, der Andere das Andere. Lesen kann man viel, interessant und die Anbieter sind natürlich von Ihrem Produkt begeistert. Interessant wären halt Erfahrungen aus erster Hand :-)

[christof89]

Was ist denn die Anforderung?

Eine Möglichkeit wäre eine Cloud-Lösung ala GoogleDrive, MS OneDrive.
Eine weitere Möglichkeit die self-hosted Lösung wie z.B. OwnCloud, NextCloud.
Rein als Speicherlösung wäre z.B. Dropbox oder ein NAS im Firmennetzwerk zu erwähnen.
Eine andere Lösung z.B. Office365.

Ich persönlich verwende Dropbox für die Zusammenarbeit mit Kollegen,
NAS für die Backups und älteren Projektdaten die nicht mehr für das Tagesgeschäft benötigt werden.
Bei mir geht es hauptsächlich um die Speicherung der Daten, und einfachen Austausch, Online-Editing ist für mich kein Thema.


LG
Christof

[PBaumgartner]

Also ich würde sagen, es ist wie immer eine Frage vom wirklichen Nutzen für das Unternehmen bzw. den Anforderungen.
Als reines Dokumentenmanagementsystem ist sicher Sharepoint ein tolles Tool. Darauf aufsetzend vielleicht OneNote für die direkte Zusammenarbeit. Ein WIKI ist zwar sehr praktisch, aber hat sich bei uns einfach nie durchgesetzt - ausser die Kollegen haben etwas Zeit und Muße für die Pflege und die Inhalte sind nicht zu dynamisch. Bei OneNote ist es einfach viel schneller dokumentiert.
Zusätzliche noch Microsoft Onedrive oder Dropbox. Wobei Dropbox auch echt toll funktioniert.
Vielleicht eine sehr wichtige Frage: Brauchst du Versionierungen der Files oder reichen Backups der letzten paar Wochen? Welche Office-Lizenz nutzt ihr (bei 365 bietet sich natürlich Onedrive an)...

[MarcusS]

Hi Sveti, ich denke das hängt strak von den persönlichen Anforderugen und Vorstellungen ab. Wir arbeiten auch mit SharePoint (Online), Onedrive und OneNote. Ist alles Bestandteil von Office 365 und das funktioniert sehr gut. Somit hast du direkt auch alle Lizenzen für ein Officeprogramm abgedeckt, was vermutlich eh benötigt wird. ca 10,- Pro Monat und Nutzer (bei Unternehmen). Ich kenne keinen bei dem sich ein WIKI in der Firma durchgesetzt hat - abgesehen von Wikipedia ;-)

[Prof.Mobilux]

Ich habe mich beruflich mal damit beschäftigt (75 Mitarbeiter, Technik/Ingenieure). Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass wir so etwas nicht wollen. Du bist vom System extrem abhängig, viele bieten z. B. nur Apps für Android und iOS. Der Rest ist außen vor. Die Systeme sind kompliziert, bieten viele Funktionen die man nicht braucht und damit nur verwirren.

Des weiteren bieten alle Systeme mehr oder weniger nur eine feste Hierarchie zur Einsortierung, analog zur Ordnerstruktur asuf einem Laufwerk. Man kann dann zwar Verknüpfungen untereinander anlegen, das kann ich auf einem Laufwerk aber auch...

Unsere Lösung:

Keine separate Software, Realisiserung über "Bordmittel". Auf einem Windows-Share wurde eine durchdachte(!) - das muss sehr sorgfältig geschehen - Struktur angelegt. Dort landen die Dateien nach zuvor erstellen Regeln. Damit weiß jeder wo er was findet. Im Hintergrund läuft auf einem Server der Abyyss Finereader (Profiversion, 400 EUR), der die Verzeichnisse monitored und aus allen dort abgelegten PDFs durchsuchbare PDFs erzeugt (über OCR). Damit brauche ich mich nicht darum zu kümmern, wie ein PDF erzeugt wurde. Von jedem Rechner aus (Win/Mac) kann ich auf das Share zugreifen. Die Suchfunktion im Explorer durchsucht die kompletten Dateien im Volltext.

Mobil setzen wir den Goodreader auf den iOS-Geräten ein. Damit habe ich direkten Zugriff auf das Windows Share (unterwegs auch per VPN). Die Kollegen im Werk, die in Bereichen arbeiten, die keine WLAN-Abdeckung haben, verwenden die automatische Synchronisationsfunktion von Goodreader.

[kes]

In unserem Betrieb verwenden wir Keytech und Docuglobe. Docuglobe nur für die Betriebsanleitungen.

[Christian Fenzl]

Es ist immer auch eine Preisfrage.
Das Unternehmen, in dem ich arbeite ("mein" Unternehmen) betreibt ein Cloud-DMS für europäische Kunden (Datenspeicherung in DACH). Das kann halt viel mehr als die üblichen Verdächtigen, kostet aber auch mehr (15€ / Benutzer/Monat, plus Datenspeicher ab 100GB 20€ / Monat gesamt für die Organisation). Dafür gibt's Apps für alle Plattformen und Webbrowser, eine lange Liste an ISO/ISEA-Datensicherheitszertifikaten, barrierefrei entwickelt, Support mit 30-Minuten Reaktionszeit, usw.
Memory Dumps der Loxone Config habe ich Loxone immer in unserem DMS zur Verfügung gestellt ;-)

Ich glaube, man muss sich als Unternehmen wirklich einige Plattformen anschauen, um mal überhaupt herauszufinden, was man wirklich braucht, zusätzlich was gute Benefits bringt, und was unnötig ist. Ich finde Office 365 und die Google G Suite auch sehr gute Produkte. Google Apps verwende ich selbst auch privat, z.B. für manche Loxone-HowTos. Als Installateur oder Elektriker ist es wahrscheinlich egal, wenn die USA mitlesen ;-)

[svethi]

Danke Euch allen,

vieles sind Storagelösungen oder Office-Anwendungen im Sinne. In die Richtung die im meine gehen wohl eher fileee oder elo. Ich glaube ich muss mich da mal etwas präzisieren. Ich schreibe nicht so viel, daher geht's mir weniger um Dokumente, die ich bearbeite. Mir geht's eher so um Dokumente, die man bekommt. Arztbriefe mit Laborwerten, Rechnungen, Behördenbriefe, Einkaufsbon's etc. Ich würde diese Dinge gern digitalisieren, ordnen und wiederfinden.
Es gibt immermal wieder Werbung von irgendwelchen Apps, mit denen man z.B. abfotografiert und dann speichert. Beim Speichern darf ja aber nicht Ende sein. Da muss ja dann schon irgendwie Ordnung rein und wiederfinden muss man auch was. Und dann soll es natürlich auch am PC gehen, da ich A4 Dokumente mit einem richtigen Scanner Einscannen möchte. Einiges kommt natürlich auch als PDF. Das muss da auch integriert werden können.
Also hauptsächlich suche ich diesen Teil der Dokumentenverwaltung.
Wie aber@Prof.Mobilux auch schon gesagt hat, werden solche Dinger so geschlossen sein, dass man dann davon abhängig ist und da waren sie dann wieder unsere Probleme. Ich glaube man muss halt doch den Kram selber verwalten.

Gruß Sven

[MarcusS]

So? https://www.drwindows.de/content/106...s4.html?page=4

[zaks]

Hier dreht sich zuviel um grosse Räder.

Privat bist Du bei Filee gut aufgehoben. Wenn es noch weiter gehen soll ist Evernote eine EierlegendeWollmilchsau. Problem hierbei sind die Server in den USA, aber hier sieht jeder das Thema Datenschutz anders.

Zum Einscannen mit dem Handy hat sich bei mir Scanbot bewährt, gute Ergebnisse und die Scans lassen sich zu fast jedem Dienst automatisch hochladen. Für Android und iOS zu haben.
Stationär ist das Beste der Scansnap ix400, kostet ein wenig, aber in der Qualität der Scans und des OCR unübertroffen.

Auch die Frage der Plattform ist nicht unwichtig. Ich habe ein MacBook und im Vergleich zum Firmenrechnen mit Windwos 8.1 ist die Suche am MacBook ein Traum. Dann langt nämlich schon eine einfache Ordnerstruktur ohne spezielle Datenbank.

Auch wenn ich oben Elo erwähnt habe, finde ich das Programm einfach zu riesig und teuer für eine Privatperson oder Freiberufler.

Gute "Nachschlagewerke" sind die genannten Paperless Pioneers und der Blog von Lars Bobach. Der Gründer der Paperless Pioneers hat vor einiger Zeit zu dem Thema einen Artikel in der C't geschrieben. Bei beiden geht es in den Themen Primär um Einzelpersonen.

[IFLUR]

Elo office
filleee
foxdox

[Smart]

Das Thema interessiert mich auch.

Könnte ich mit dem Scansnap ix400 die gescannten Dokumente direkt auf ein NAS-Verzeichnis schicken? (gff. mit einem Raspberry dazwischen?)

Würdet ihr dann die OSX eigenen Funktionen für die Dokumentenverwaltung nutzen, oder das NAS-Verzeichnis mit z.B. Fileee auslesen?

Mir ist glaube ich die Qualität mit der Handykamera für die Ablage meiner Dokumente nicht gut genug.